上海市嘉定区国防动员办公室

机关各科室、所属事业单位：

《嘉定区国防动员办公室党政公文处理办法》已经办党组2023年第4次会议讨论通过，现印发给你们，请认真执行。

                         上海市嘉定区国防动员办公室

（上海市嘉定区人民防空办公室）

2023年5月4日

嘉定区国防动员办公室党政公文处理办法

第一章  总则

第一条  为促进办党政公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》等有关规定，结合我办工作实际，制定本办法。

第二条  公文处理工作的主要内容包括：对各级机关和有关单位送区国防动员办公室的公文进行签收、登记和分办；将其中的阅件及时送有关领导或科室、单位参阅；对其中的办件进行分析研究，提出拟办意见，经综合科科长审核后，送有关领导阅批或送有关科室（单位）办理；对需要以办名义行文的，先进行核稿，再经领导审签后印发；按照档案管理的有关规定对办结的公文及时进行立卷、归档。

第三条  公文处理应当坚持严谨、高效、求实的原则，做到及时、准确、安全。

第四条  公文处理必须严格遵守国家和本市有关保密法律、法规以及我办有关保密规定，确保国家秘密的安全。

第五条  综合科是办机关党政公文的管理机构，负责办机关党政公文的处理，并指导办科室、办属各单位的党政公文处理工作。各科室、办属事业单位要高度重视并指定专人负责公文处理。

第二章  公文种类和格式

第六条  公文的种类按照国家和本市、本区有关规定执行，我办使用的公文主要包括决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。

第七条  公文一般由发文机关、发文字号、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、印发机关和印发日期等要素组成。有的公文还要根据情况添加以下要素：秘密等级、保密期限、紧急程度、签发人、附件顺序和标题、附注、附件、抄送机关等。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。与其他行政机关联合行文，主办机关排列在前；与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明主办科室联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文除“纪要”以外，应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（十一）印发日期以开印时的时间为准。

（十二）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）文字从左至右横写、横排。

第八条  公文中各组成部分的标识规则，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第九条  公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第三章  行文规则

第十条  行文关系应根据隶属关系和职权范围确定。行文应当确有必要，注重效用。

第十一条  我办按照职权范围可以与区政府各部门、有关单位相互行文，可以与各街镇相应主管部门相互行文。

除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向街镇政府正式行文。

除综合科外，办内设机构、所属事业单位不得以本部门或单位名义对外正式行文。

第十二条  我办可以与区政府各部门、街镇政府、相应的党组织和军队机关、同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。

第十三条  属于办职权范围内的事务，应当由办发文或与有关部门联合行文。

第十四条  对涉及其他部门职权范围内的事项未与有关部门协商或协商不一致时，不得向下发文。

第十五条  对需以办名义向上级机关请示、报告的事项，应按规定行文上报。

以办名义向上级机关请示事项涉及其他部门、单位业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。

上报“请示”应当一文一事。“报告”不得夹带请示事项。不得以“专报”代替“请示”。

除上级机关领导直接交办的事项和确需直接报送审批的敏感绝密事项、重大突发事件等特殊情况外，请示应当送上级机关的办公室按规定程序处理，不得直接送领导者个人。

第十六条  办科室、所属事业单位如需以科室（单位）名义向办报送请示、报告，可参照国家和本市有关公文处理的规定办理。

第四章  发文办理

第十七条　对需以办名义发布的公文，主办科室、单位应在深入调查、认真研究的基础上，草拟公文。内容涉及其他科室、单位的，应先与之会商。

第十八条　草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十九条　公文起草完毕后，由主办科室、单位填报“嘉定区国防动员办公室发文办理单”，并由主办科室、单位的分管领导或涉及工作的分管领导核稿；内容涉及外部门、单位的应由相关部门、单位的主要负责人或者主持工作的负责人会签；涉及部门、单位较多的（3个以上，含3个），可不会签，但应附征求相关部门、单位意见的情况说明。

对请求区委、区政府批转或区委、区政府办公室转发的公文，应同时附代拟稿。

第二十条　按照办有关规定，须报经办党组会议、主任办公会议审议后发布的公文，应按程序报请有关会议审定后呈签。

第二十一条　公文文稿送办领导审签之前，应当由综合科进行审核（文核）。文核的主要内容是，是否确需行文，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定，报批程序是否符合规定，内容涉及其他科室、单位的是否经其会稿，附件材料是否齐全等。

其中，对含有政策性内容的请示、报告、批复、复函等公文，应先送法规和宣教科对文件内容的合法性进行审核（法核），再送综合科文核。

未经法核、文核的文件，不得送办领导签发。

第二十二条　公文经审核后，由综合科按照签发权限送相关领导审批签发。

第二十三条　对以我办为主，需其他部门、单位联合行文的文件，按上述规定经办领导签发后，由主办科室、单位送相关部门、单位会签。

对以其他部门、单位为主，需我办联合行文的文件，在收到相关部门、单位会签稿后，由综合科根据来文内容提出拟办意见送办领导批示或交有关科室、单位办理，需要两个以上科室、单位办理的应当明确主办科室。主办科室应按我办主签的联合行文的文件处理程序，提出会签意见，送综合科呈办领导审签。

第二十四条　除特别紧急的公文外，各科室、所属事业单位应为办领导留出审批时间。

第二十五条　公文经办领导签发后，在正式印发前，应由主办科室、单位进行校对，再由综合科对公文的审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等进行复核，确定发文字号、分送单位和印制份数后，按规定印制。

印制公文，承办人应通过办域网等方式向综合科提供电子文稿。对涉密文件，应通过符合保密规定的方式向综合科提供电子文稿。

经办领导签发后的文件，不得擅自修改，经校对、复核或确因特殊原因需对文稿作实质性修改的，应按原文件办理程序重新呈签。

第二十六条　公文印制后，按照发送范围做好分送。其中，上行文由综合科负责分送，其他文件由主办科室、单位负责分送。

第五章  收文办理

第二十七条　对以办为主送、抄送对象的公文，由综合科按规定做好收文办理工作。各科室、单位收到以办为主送、抄送对象的公文，应当当天及时转送综合科作收文办理。

第二十八条　综合科收到公文后应当当天按要求做好登记，并注明收到的具体时间。收发密件和挂号件时，交接人员应当面清点核对，并及时办妥签收手续。

第二十九条　收到需要办理的公文，综合科应进行审核。审核的重点包括：是否符合行文规则；涉及其他单位职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。经审核，对不符合前述规定的公文，应及时与呈报单位沟通并说明理由。

第三十条　收到公文后，由综合科根据办内设机构“三定”职责，提出拟办意见送办领导批示或交有关科室办理，其中：上级公文或涉及全办工作的公文，送主要领导批示；仅涉及某个领域的公文，送主要领导阅示，请分管领导批示；对内设机构、事业单位可以依职权直接办理的公文，送分管领导阅示。对涉及两个以上科室、事业单位职能范围的，拟办意见应当明确一个牵头主办科室、事业单位。承办科室、事业单位如需调整，由综合科根据实际情况或请示领导后提出调整意见，经综合科协调或经办领导阅批后，不再调整。

第三十一条　承办科室、单位收到交办的公文后应抓紧研究、及时办理，不得延误、推诿。公文内容涉及其他科室、单位的，主办科室、单位应主动与会办科室、单位协商，并负责做好公文流转、协调等办理相关工作。

第三十二条　对需要送办领导阅知的公文，由综合科根据来文内容提出传阅范围，按照程序送有关领导。办领导批示明确办理要求的，按领导批示要求转相关科室、单位办理。

对需送科室、单位传阅的公文，由综合科送主阅科室、单位，并由主阅科室、单位负责送相关科室、单位传阅。

公文传阅应当做好登记，掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。

第三十三条　对办外有关部门、单位送办领导个人的文件材料，综合科直接呈办领导阅示，办领导有批示意见的，按领导批示办理。

对以办内设机构为主送或抄送对象的文件材料，综合科直接转相关科室、单位；对其中需要报办领导的事项，由有关科室、单位按程序向办领导报告。

对办外部门、单位印发的内部刊物、简报等材料，由综合科视情送有关办领导参阅或送有关科室、单位处理。

第三十四条　人民来信由综合科直接处理。

第三十五条　各科室、单位每天到综合科领取文电，急件由综合科通知随时领取。

第三十六条  综合科收到会议通知后，如需要办主要领导参加的会议，报主要领导，并根据“三定”职责明确内设机构、事业单位准备会议材料和随同参会（如有必要），会议材料须经办分管领导审阅。如需要办分管领导参加的会议，综合科报主要领导阅示，拟请办分管领导参加，并根据“三定”职责明确内设机构、事业单位准备会议材料和随同参会（如有必要）。会议通知直接发至内设机构、事业单位的，除日常协调商议工作外，收到会议通知的内设机构、事业单位应当第一时间将会议通知转送综合科，由综合科根据会议实际情况，拟定参会意见。

对涉及两个以上科室、单位职能范围的会议，参照公文办理要求执行。

第六章  公文归档和管理

第三十八条  公文处理完毕后，应当按照国家和本市有关法律、法规以及我区、我办有关规定，及时整理、立卷。

个人原则上不得长期保存应当归档的公文。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十九条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映办主要工作情况，便于保管和利用。

归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期归档。

第四十条  联合办理的公文，原件按主办科室、单位进行整理（立卷）、归档。

办领导兼任其他部门职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职部门整理（立卷）、归档。

第四十一条  拟制、修改和审批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第四十二条  上级行政机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经办领导或者综合科负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围，并做好登记。

第四十三条  公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第四十四条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴定并经有关负责人批准，可以销毁。

销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

第四十五条  密码电报的使用、管理和销毁，按照有关规定执行。

第四十六条  其他事项按照办档案管理规定执行。

第七章  附则

第四十七条  办规范性文件制定和备案等，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照国家和本市、本区外事部门有关规定处理。

第四十八条  办属事业单位可参照本办法执行单位公文处理工作。

第四十九条  本办法由办综合科负责解释。